Nhập kho
1. Giới thiệu nghiệp vụ
Chức năng Nhập kho cho phép cửa hàng ghi nhận số lượng hàng hóa được đưa vào kho. Đây là bước quan trọng để đảm bảo dữ liệu tồn kho chính xác, đồng bộ với bán hàng và các báo cáo liên quan.
Nghiệp vụ nhập kho thường áp dụng trong các trường hợp:
Nhập hàng mua ngoài
Nhập kho kiểm do kiểm kê phát hiện thừa
Nhập kho nội bộ từ điều chuyển nội bộ
Nhập kho từ sản xuất nội bộ
Nhập kho trả lại từ khách hàng (áp dụng mô hình retail - khách không nhận hàng COD)
Mục tiêu của nghiệp vụ:
Kiểm soát tồn kho theo thời gian thực
Đảm bảo thông tin hàng hóa và số lượng được cập nhật chính xác
Hỗ trợ đối soát, kiểm kê, và vận hành kho
Tối ưu dữ liệu phục vụ bán hàng và báo cáo
2. Truy cập vào chức năng Nhập kho
Bước 1: Từ menu bên trái → chọn Kho hàng Bước 2: Chọn Nhập kho Bước 3: Hệ thống hiển thị giao diện Quản lý nhập kho
Giao diện gồm các phần:
Thanh trạng thái:
Chưa hoàn thành
Đã hoàn thành
Tất cả
Bộ lọc & chế độ xem:
Hiện bộ lọc
Chọn kiểu hiển thị danh sách (dạng thẻ hoặc dạng bảng)
Nút Thêm phiếu: tạo phiếu nhập kho mới
3. Các thao tác chính trong màn hình Nhập kho
3.1 Xem danh sách phiếu nhập kho
Danh sách hiển thị tất cả các phiếu nhập kho đã tạo.
Người dùng có thể xem:
Trạng thái phiếu
Kho nhận hàng
Ngày lập phiếu
Tổng tiền nhập
Số lượng sản phẩm
Loại nhập kho (nhập kho kiểm kê, nhập sản xuất nội bộ, nhập từ nhà cung cấp…)
Thao tác:
Chọn Tất cả để xem toàn bộ
Chọn Đã hoàn thành để xem các phiếu đã được duyệt
Chọn Chưa hoàn thành để xem các phiếu đang chờ kiểm tra hoặc nhập dở
3.2 Lọc danh sách phiếu nhập kho
Bộ lọc giúp người dùng nhanh chóng tìm được phiếu mong muốn khi có quá nhiều phiếu trong ngày hoặc trong tháng.
3.3 Xem chi tiết phiếu nhập kho
Nhấn biểu tượng con mắt trong mỗi phiếu để mở chi tiết.
Trong chi tiết phiếu, người dùng có thể xem:
Mã nhập kho
Các sản phẩm đã nhập
Số lượng, Đơn giá, Thành tiền
Ghi chú và biên bản
Thông tin kho nhập và kho nhận
Loại nhập kho
Thông tin trả trước và nợ ( Nếu có )
Tổng giá trị phiếu
Đây là nơi giúp kiểm tra lại dữ liệu nhập kho khi cần đối soát hoặc truy xuất lịch sử.
3.4 Hoàn thành phiếu nhập kho
Phiếu nhập kho cần được Hoàn thành để số lượng được cập nhật vào tồn kho.
Trạng thái phiếu:
Chưa hoàn thành: số lượng chưa được nhập vào kho
Hoàn thành: số lượng đã cập nhật vào tồn kho
Thao tác:
Mở chi tiết phiếu
Kiểm tra thông tin
Nhấn Hoàn tất nhập kho
Hệ thống tự động cập nhật tồn kho ngay lập tức.
4. Tạo phiếu nhập kho mới
Bước 1: Nhấn + Thêm phiếu
Bước 2: Nhập mã nhập kho ( Nếu để trống sẽ sinh mã ngẫu nhiên )
Bước 3: Chọn loại phiếu nhập (nhà cung cấp / kiểm kê / nội bộ / sản xuất…)
Bước 4: Chọn kho nhận
Bước 5: Thêm sản phẩm → nhập số lượng → nhập giá nhập
Bước 6: Kiểm tra lại thông tin phiếu
Bước 7: Nhấn Lưu
Trạng thái sau khi lưu:
Phiếu lưu dưới dạng Chưa hoàn thành
Chưa cập nhật vào tồn kho
Chờ nhân viên kiểm tra và nhấn Hoàn tất nhập kho
5. Các tùy chọn sau khi hoàn tất
In lại phiếu nhập (có thể vô trong phiếu nhập kho và in lại)
6. Xóa phiếu nhập kho
Phiếu nhập kho có thể bị xóa trong các trường hợp:
Nhập sai sản phẩm
Sai kho nhận
Nhập nhầm loại phiếu
Nhân viên tạo phiếu thử
Lưu ý:
Chỉ phiếu chưa hoàn thành mới có thể hủy
Phiếu đã hoàn thành không thể hủy vì đã ảnh hưởng đến tồn kho (phải tạo phiếu xuất điều chỉnh)
Thao tác:
Mở giao diện Quản lý nhập kho và chọn vào đơn muốn xóa
Chọn biểu tượng "Thùng rác" để tiến hành xóa phiếu nhập
Thông báo xác nhận xóa phiếu nhập hiện lên và chọn "Có" để hoàn tất quá trình
Phiếu sẽ biến mất khỏi danh sách Quản lý nhập kho.
7. Lưu ý khi nhập kho
Sản phẩm phải có trong hệ thống → Nếu không tìm thấy, kiểm tra lại danh sách sản phẩm.
Giá nhập không ảnh hưởng giá bán → Hai loại giá được quản lý riêng.
Chọn đúng kho nhận → Sai kho sẽ làm lệch tồn kho.
Phiếu “Chưa hoàn thành” → Chưa cập nhật vào tồn kho.
Phiếu “Đã hoàn thành” không thể hủy → Sai sót phải xử lý bằng kiểm kê hoặc xuất điều chỉnh.
Kiểm tra trước khi hoàn thành → Số lượng, giá nhập, kho, loại phiếu.
Phân quyền ảnh hưởng thao tác → Không đủ quyền sẽ không hoàn thành/hủy được phiếu.
Không tạo phiếu trùng sản phẩm – trùng thời điểm để tránh sai lệch tồn kho.
Dữ liệu nhập kho ảnh hưởng báo cáo → Sai phiếu nhập = sai báo cáo NXT, tồn kho, chi phí.
Last updated