Sổ quỹ
1. Giới thiệu chức năng
Sổ quỹ dùng để quản lý các quỹ tiền của doanh nghiệp theo từng chi nhánh, bao gồm quỹ tiền mặt và quỹ ngân hàng. Mỗi sổ quỹ đại diện cho một nguồn tiền thực tế được sử dụng trong quá trình vận hành (thu – chi, thanh toán, đối soát).
Thông qua chức năng Sổ quỹ, người dùng có thể:
Khai báo và quản lý các quỹ tiền đang sử dụng tại chi nhánh
Phân biệt rõ quỹ tiền mặt và quỹ ngân hàng
Gắn quỹ với tài khoản ngân hàng cụ thể (đối với quỹ ngân hàng)
Kiểm soát trạng thái sử dụng của từng sổ quỹ
Phục vụ cho các nghiệp vụ thu chi, báo cáo tài chính và đối soát sau này
Việc cấu hình đúng sổ quỹ giúp:
Quản lý dòng tiền minh bạch, rõ ràng
Hạn chế nhầm lẫn giữa các nguồn tiền
Hỗ trợ tốt cho báo cáo và kiểm soát tài chính theo chi nhánh
2. Truy cập chức năng Nhân viên
Từ màn hình chính của ứng dụng:
Chọn Quản lý
Tại nhóm Doanh nghiệp, chọn Nhân viên
3. Thao tác sử dụng
3.1 Danh sách sổ quỹ
Màn hình Danh mục sổ quỹ hiển thị toàn bộ các sổ quỹ đã được tạo trong hệ thống.
Thông tin hiển thị trên mỗi sổ quỹ bao gồm:
Tên sổ quỹ
Mã sổ quỹ
Loại sổ quỹ (Tiền mặt / Ngân hàng)
Chi nhánh sử dụng
Tài khoản ngân hàng (nếu là sổ quỹ ngân hàng)
Ngày tạo
Trạng thái sử dụng (Đang sử dụng / Ngưng sử dụng)
Người dùng có thể:
Xem danh sách tất cả sổ quỹ
Nhận biết nhanh loại sổ quỹ và chi nhánh đang áp dụng
Chọn sổ quỹ để cập nhật thông tin
3.2 Tìm kiếm và lọc sổ quỹ
Hệ thống hỗ trợ tìm kiếm và lọc sổ quỹ nhằm dễ dàng quản lý khi có nhiều dữ liệu.
Tìm kiếm
Tìm theo mã sổ quỹ
Tìm theo tên sổ quỹ
Bộ lọc
Lọc theo chi nhánh
Lọc theo loại sổ quỹ:
Tiền mặt
Ngân hàng
Lọc theo trạng thái:
Đang sử dụng
Ngưng sử dụng
Người dùng có thể kết hợp nhiều điều kiện lọc cùng lúc để thu hẹp danh sách hiển thị.
3.3 Cập nhật sổ quỹ
Khi tạo mới hoặc cập nhật sổ quỹ, hệ thống hiển thị màn hình cấu hình thông tin sổ quỹ.
Các thông tin chính bao gồm:
Mã sổ quỹ
Có thể nhập thủ công hoặc để trống để hệ thống tự sinh
Tên sổ quỹ*
Tên dùng để nhận diện sổ quỹ trong hệ thống
Chi nhánh*
Chi nhánh sử dụng sổ quỹ này
Loại sổ quỹ*
Tiền mặt
Ngân hàng
Tài khoản ngân hàng*
Chỉ hiển thị khi chọn loại sổ quỹ là Ngân hàng
Chọn từ danh sách tài khoản ngân hàng đã được khai báo trước đó
Trạng thái sử dụng
Bật: sổ quỹ đang được sử dụng
Tắt: sổ quỹ ngưng sử dụng, không áp dụng cho nghiệp vụ phát sinh mới
Sau khi hoàn tất thông tin, nhấn Cập nhật để lưu lại cấu hình.
4. Ý nghĩa sử dụng
Chức năng Sổ quỹ giúp doanh nghiệp:
Quản lý tập trung các nguồn tiền theo từng chi nhánh
Phân tách rõ ràng giữa tiền mặt và tiền ngân hàng
Hỗ trợ tốt cho nghiệp vụ thu – chi, báo cáo và kiểm soát tài chính
Đảm bảo dữ liệu tài chính đồng bộ và nhất quán trong hệ thống POS
Phù hợp cho:
Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh
Mô hình kinh doanh cần quản lý dòng tiền chặt chẽ
Cửa hàng sử dụng nhiều tài khoản ngân hàng hoặc quỹ tiền mặt riêng biệt
5. Lưu ý khi sử dụng
Cần khai báo tài khoản ngân hàng trước khi tạo sổ quỹ loại Ngân hàng
Mỗi sổ quỹ nên gắn đúng chi nhánh để tránh sai lệch dữ liệu
Không nên ngưng sử dụng sổ quỹ đang phát sinh giao dịch
Nên đặt tên sổ quỹ rõ ràng để dễ phân biệt khi sử dụng báo cáo
Last updated