1. Tổng quan nghiệp vụ nhập kho
Nhập kho dùng để ghi nhận hàng hóa tăng tồn trong kho (mua ngoài, sản xuất nội bộ, điều chuyển nội bộ, trả hàng từ khách, nhập thừa do kiểm kê…). Phiếu nhập kho giúp:
Theo dõi lịch sử nhập kho theo thời gian, kho, trạng thái.
Xem chi tiết từng phiếu: loại nhập, kho nhận, mã liên quan (phiếu xuất kho), danh sách sản phẩm và số lượng.
Tạo mới phiếu nhập kho và lưu trên hệ thống.
In phiếu nhập kho (nếu cửa hàng có cấu hình in).
2. Cách vào màn hình nhập kho
Bước 1: Chọn phân hệ Quản lý
Từ màn hình chào mừng, chọn Quản lý.
Bước 2: Vào nhóm Kho hàng
Trong màn hình Quản lý, tại khu vực Kho hàng, chọn Nhập kho.
3. Màn hình danh sách phiếu nhập kho
Khi vào Nhập kho, hệ thống hiển thị danh sách các phiếu theo dạng thẻ.
3.1 Các thành phần chính trên màn hình
Thanh tìm kiếm: “Tìm kiếm theo mã phiếu…” (dùng để tìm nhanh theo mã phiếu nhập kho).
Nút Lọc (icon phễu): lọc danh sách theo khoảng thời gian.
Các ô tổng quan theo trạng thái (dạng thẻ số):
Danh sách phiếu (mỗi phiếu là 1 thẻ) thường hiển thị:
Mã phiếu (ví dụ: 1335003399…)
Loại nhập kho (ví dụ: nhập từ điều chuyển nội bộ / nhập sản xuất nội bộ…)
Kho/chi nhánh nhận (ví dụ: 446 Nguyễn Thái Sơn…)
Nút “+” (floating button): tạo phiếu nhập kho mới.
Chèn ảnh:
3.2 Xem nhanh theo trạng thái (Tất cả / Chờ xử lý / Hoàn thành)
Chạm vào ô Tất cả để xem toàn bộ phiếu.
Chạm vào ô Chờ xử lý để lọc các phiếu đang xử lý.
Chạm vào ô Hoàn thành để lọc các phiếu đã hoàn tất.
3.3 Làm mới dữ liệu danh sách
Nhấn icon làm mới (refresh) ở góc phải để cập nhật lại danh sách phiếu.
3.4 Lọc theo khoảng thời gian
Nhấn icon Lọc trên màn hình Nhập kho.
Màn hình Chọn khoảng thời gian xuất hiện, gồm:
Chọn nhanh: Hôm nay / Hôm qua / Tháng này / Tháng trước
Chọn thủ công: Từ ngày – Đến ngày
Nhấn Tìm kiếm để áp dụng lọc.
Có thể nhấn Đặt lại để đưa về mặc định, hoặc Hủy để thoát.
4. Xem chi tiết một phiếu Nhập kho
Bước 1: Mở phiếu
Tại danh sách Nhập kho, chạm vào một thẻ phiếu bất kỳ để mở Chi tiết phiếu nhập kho.
4.1 Thông tin chung trên Chi tiết phiếu
Trong phần đầu màn hình, hệ thống hiển thị:
Trạng thái (ví dụ: Đã hoàn tất)
Nhập vào kho (kho/chi nhánh nhận hàng)
Mã phiếu xuất kho (nếu phiếu nhập phát sinh từ điều chuyển nội bộ)
4.2 Tab “Sản phẩm”
Tab Sản phẩm hiển thị danh sách hàng hóa trong phiếu.
Mỗi sản phẩm thường có: Mã SP, Tên, Đơn vị, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền.
Bên dưới có Tổng tiền của phiếu.
4.3 In phiếu nhập kho
Trong chi tiết phiếu, nhấn In phiếu nhập kho để in chứng từ (nếu hệ thống đã cấu hình thiết bị in).
4.4 Tab “Ghi chú & đính kèm”
Chuyển sang tab Ghi chú & đính kèm để xem ghi chú hoặc file đính kèm (nếu có).
5. Tạo phiếu Nhập kho mới
Bước 1: Nhấn nút “+”
Tại màn hình danh sách Nhập kho, nhấn nút “+” để tạo phiếu mới.
Bước 2: Màn hình “Tạo phiếu nhập kho”
Màn hình tạo mới gồm các trường chính:
Mã nhập kho (tùy chọn)
Có thể để trống, hệ thống sẽ tự sinh mã (tùy cấu hình).
Loại nhập kho (*)
Bắt buộc chọn 1 loại nhập.
Nhập vào kho (*)
Bắt buộc chọn kho/chi nhánh nhận hàng.
Có nút Tạo mới (trong trường hợp được phân quyền tạo kho mới).
Nhà cung cấp (*)
Bắt buộc chọn nhà cung cấp (đặc biệt khi “Nhập mua ngoài”).
Có nút Tạo mới (khi được phân quyền).
Tổng tiền
Hiển thị tổng tiền của phiếu (thường cập nhật theo sản phẩm/đơn giá/số lượng).
Nút thao tác cuối màn hình:
Làm mới: xóa/đặt lại thông tin đang nhập.
6. Chọn “Loại nhập kho”
Chạm vào trường Loại nhập kho.
Danh sách loại nhập kho hiện ra, ví dụ:
Nhập kho từ điều chuyển nội bộ
Nhập kho trả lại từ khách hàng
Nhập kho do kiểm kê phát hiện thừa
7. Chọn “Nhập vào kho”
Chạm vào trường Nhập vào kho.
Danh sách kho/chi nhánh hiện ra → chọn kho cần nhập.
8. Chọn “Nhà cung cấp”
Chạm vào trường Nhà cung cấp.
Danh sách nhà cung cấp hiện ra → chọn nhà cung cấp phù hợp.
9. Thêm sản phẩm vào phiếu
9.1 Trạng thái chưa có sản phẩm
Trong tab Sản phẩm, nếu chưa thêm mặt hàng, hệ thống hiển thị thông báo “Chưa có sản phẩm nào được thêm” và nút Thêm sản phẩm đầu tiên.
9.2 Mở danh sách chọn sản phẩm
Nhấn Thêm sản phẩm đầu tiên để mở màn hình Chọn sản phẩm.
9.3 Màn hình “Chọn sản phẩm”
Tại đây bạn có thể:
Tìm theo tên hoặc mã sản phẩm (ô tìm kiếm).
Lọc theo:
Hoạt động (bật/tắt để chỉ hiển thị hàng đang hoạt động)
Nhấn dấu “+” ở từng dòng sản phẩm để thêm vào phiếu.
10. Ghi chú và đính kèm file
Chuyển sang tab Ghi chú & đính kèm.
Nhập nội dung tại ô Ghi chú (nếu cần).
Tại mục Biên bản đính kèm, nhấn Chọn file để tải file lên (biên bản giao hàng, hóa đơn, chứng từ…).
Sau khi chọn đầy đủ thông tin bắt buộc (Loại nhập kho, Nhập vào kho, Nhà cung cấp) và thêm sản phẩm, nhấn Lưu để tạo phiếu.
Nếu muốn nhập lại từ đầu, nhấn Làm mới.
12. Tham khảo: đọc thông tin sản phẩm trong phiếu (khi xem chi tiết)
Khi mở Chi tiết phiếu nhập kho → tab Sản phẩm, mỗi dòng sản phẩm thường có:
Tổng tiền của phiếu ở phía dưới
