Phiếu thu
1. Giới thiệu nghiệp vụ
Chức năng Phiếu thu được sử dụng để ghi nhận tất cả khoản tiền mà cửa hàng nhận được trong quá trình hoạt động. Đây có thể là tiền thu từ bán hàng, thu hồi công nợ, thu nhân viên hoàn trả, thu khác…
Vai trò của phiếu thu:
Ghi nhận đầy đủ dòng tiền vào.
Hỗ trợ đối soát thu chi theo sổ quỹ.
Kết nối với nghiệp vụ bán hàng, công nợ và kế toán.
Hạn chế thất thoát và sai lệch tiền mặt.
Mục tiêu:
Quản lý các khoản thu minh bạch.
Tự động tạo phiếu thu cho đơn bán hàng.
Thu thủ công khi phát sinh các khoản ngoài bán hàng.
2. Truy cập vào chức năng
Từ menu trái, chọn Thu chi.
Chọn Phiếu thu.
Màn hình hiển thị gồm:
Bộ lọc: Từ ngày – Đến ngày – Loại thu – Số chứng từ.
Danh sách phiếu thu: Quyển số, Số chứng từ, Ngày chứng từ, Diễn giải, Loại thu, Sổ quỹ, Tổng thu.
Hành động: In phiếu – Xem chi tiết.
Nút Thêm phiếu thu nằm góc phải.
3. Thao tác chính trong chức năng
3.1. Thêm phiếu thu mới
Khi sử dụng
Khi cửa hàng nhận tiền ngoài nghiệp vụ bán hàng tự động.
Khi thu lại công nợ khách.
Khi thu nhân viên, thu nội bộ, thu hoàn ứng…
Cách thực hiện:
Nhấn Thêm phiếu thu.
Điền thông tin chung:
Quyển số: nhập số quyển hiện tại.
Số chứng từ: tự nhập hoặc đánh theo sổ tay.
Ngày chứng từ: mặc định là ngày hiện tại, có thể thay đổi.
Chọn Loại thu, gồm:
Thu công nợ khách hàng
Thu các khoản nội bộ
Thu hoàn ứng nhân viên
Thu trước tiền hàng
Thu từ bán hàng, cung cấp dịch vụ
Thu hoạt động tài chính
Thu khác
Nhập Diễn giải: lý do thu.
Chọn Đối tác: khách hàng / nhân viên / đối tác nội bộ.
Nhập Người nộp tiền.
Chọn Loại thanh toán:
Sổ quỹ tiền mặt
Sổ phụ ngân hàng
Chọn tài khoản tương ứng:
Nếu tiền mặt → Chọn sổ quỹ.
Nếu ngân hàng → Chọn tài khoản ngân hàng.
Thêm Khoản mục thu:
Chọn loại khoản mục.
Nhập số tiền.
Ghi diễn giải chi tiết (nếu có).
Nhấn dấu + nếu muốn thêm nhiều dòng.
(Tuỳ chọn) Tab Mở rộng:
Nhập chứng từ gốc (nếu có).
Đính kèm file hoá đơn, hình ảnh, giấy tờ liên quan.
Sau khi hoàn tất → Nhấn Lưu.
3.2. Xem chi tiết phiếu thu
Khi nào dùng
Khi cần kiểm tra lại thông tin thu.
Khi cần in lại phiếu.
Khi cần đối chiếu sổ quỹ.
Cách thực hiện:
Tại danh sách phiếu thu, chọn biểu tượng mắt.
Hệ thống hiển thị đầy đủ:
Thông tin chung
Loại thu – đối tác – người nộp
Danh sách khoản mục thu
Tổng tiền
File đính kèm (nếu có)
Tại đây có thể:
In phiếu
Copy phiếu để tạo phiếu mới tương tự
3.3. In phiếu thu
Khi nào dùng?
Khi cần in phiếu cho khách hàng / nội bộ ký nhận.
Khi lưu hồ sơ kế toán.
Cách thực hiện:
Tại danh sách, bấm biểu tượng máy in.
Phiếu thu mẫu 01 – TT hiển thị:
Ngày lập
Quyển số – Số chứng từ
Lý do thu
Số tiền số và chữ
Chứng từ gốc
Các phần ký:
Người đại diện hộ kinh doanh
Người lập phiếu
Thủ quỹ
Người nộp tiền
4. Xử lý các hành động liên quan
4.1. Thu từ bán hàng
Mục đích:
Tự động sinh phiếu thu cho các đơn bán hàng khi nhân viên chọn hình thức thanh toán.
Hệ thống tự điền:
Sau khi bán hàng t
Loại thu: Thu từ bán hàng
Diễn giải: Thu tiền đơn hàng…
Số tiền: tự lấy từ đơn
Người nộp tiền: Khách hàng
Loại thanh toán: theo đơn bán hàng chọn
Nhân viên chỉ cần in phiếu nếu khách yêu cầu.
4.2. Thu công nợ khách hàng
Mục đích:
Ghi nhận khách trả nợ các hóa đơn trước đó.
Thao tác:
Thêm phiếu thu.
Loại thu → Thu công nợ khách hàng.
Chọn đối tác → chọn hóa đơn công nợ cần thu.
Nhập số tiền → Lưu.
4.3. Thu nội bộ, thu hoàn ứng, thu khác
Áp dụng khi:
Thu lại tiền ứng trước nhân viên.
Thu lại tiền tạm ứng mua hàng.
Thu tiền phạt nội bộ, thu điều chỉnh quỹ…
Cách làm tương tự thêm phiếu thu mới.
5. Hoàn tất thao tác
Sau khi nhấn Lưu, hệ thống:
Lưu phiếu thu vào danh sách.
Cập nhật số dư sổ quỹ / tài khoản ngân hàng.
Cho phép in phiếu và copy phiếu.
6. Các tùy chọn sau khi hoàn tất
Tại màn hình chi tiết có thể:
In phiếu thu
Copy phiếu thu
Tải file đính kèm
Xem chứng từ gốc
Đối soát sổ quỹ
Last updated