Phiếu chi

1. Giới thiệu nghiệp vụ

Chức năng Phiếu chi dùng để ghi nhận các khoản chi tiền của cửa hàng như:

Chi mua hàng
Chi trả NCC
Chi phí vận hành
Chi phí sản xuất
Các khoản chi ngoài khác

Vai trò:

Theo dõi dòng tiền ra
Kiểm soát chi phí
Hỗ trợ đối soát kế toán
Liên kết với nhập kho, công nợ và tồn quỹ

Mục tiêu:

Ghi nhận chi nhanh
Minh bạch, dễ theo dõi
Tự động trừ tồn quỹ hoặc số phụ ngân hàng

2. Truy cập vào chức năng

Từ menu bên trái chọn Thu chi.
Chọn Phiếu chi.

Màn hình hiển thị danh sách phiếu chi với các khu vực:

Bộ lọc theo thời gian, loại chứng từ, mã chứng từ.
Nút Thêm phiếu chi nằm góc trên bên phải.
Danh sách phiếu chi: Quyển số, Số chứng từ, Ngày chứng từ, Diễn giải, Loại chi, Số quỹ, Tổng chi, chức năng In và Xem.

3. Tạo phiếu chi mới

Bước 1: Mở form thêm mới

Tại góc trên bên phải màn hình danh sách → chọn Thêm phiếu chi.

Hệ thống chuyển đến màn hình tạo phiếu chi với hai phần chính:

Khu vực nhập thông tin ở bên trái.
Khu vực “Chi tiết” để thêm khoản mục chi ở bên phải.

4. Nhập thông tin chính của phiếu chi

Quyển số

Dùng khi đơn vị muốn quản lý phiếu theo từng quyển. Có thể để trống nếu không dùng.

Số chứng từ

Có thể nhập thủ công hoặc để trống để hệ thống tự sinh số.

Ngày chứng từ

Là ngày thực tế phát sinh khoản chi. Đây là trường bắt buộc.

Loại chi

Người dùng chọn loại chi phù hợp, ví dụ:

Chi mua hàng
Chi phí nguyên vật liệu
Chi phí vận chuyển
Chi phí khác

Lựa chọn này ảnh hưởng đến đối tượng hiển thị trong danh sách Đối tác và các khoản mục chi.

Diễn giải

Nhập mô tả ngắn gọn về lý do chi để thuận tiện cho việc theo dõi sau này.

Đối tác

Chọn nhà cung cấp hoặc đối tượng liên quan đến khoản chi.

Nếu loại chi là Chi mua hàng, hệ thống sẽ ưu tiên hiển thị danh sách nhà cung cấp.

Người nhận tiền

Nhập tên cá nhân hoặc đơn vị nhận khoản chi. Đây là thông tin bắt buộc.

5. Chọn loại thanh toán

Hệ thống hỗ trợ 2 hình thức:

1. Sổ quỹ tiền mặt

Chọn loại thanh toán “Sổ quỹ tiền mặt”.
Sau đó chọn Số quỹ tiền mặt tương ứng.
Khi lưu, hệ thống sẽ trừ ngay số tiền khỏi quỹ.

2. Sổ phụ ngân hàng

Chọn “Sổ phụ ngân hàng”.
Chọn tài khoản ngân hàng cần chi (Vietcombank, MBBank, Agribank, …).
Hệ thống ghi nhận chi phí vào số dư tài khoản.

6. Thêm chi tiết khoản mục chi

Ở tab Chi tiết, người dùng thực hiện:

Chọn Khoản mục chi (ví dụ: "Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp") khoản mục chi này ảnh hướng từ loại chi , nếu chọn loại chi cho chi nhập hàng thì khoảng mục chi tương ứng.
Nhập Số tiền cần chi.
Nhập Diễn giải nếu muốn mô tả thêm.
Nhấn dấu + để thêm khoản chi vào danh sách.

7. Lưu phiếu chi

Sau khi hoàn thành tất cả thông tin:

Kiểm tra lại thông tin thanh toán, khoản mục chi và đối tác.
Bấm Lưu.

Hệ thống xử lý:

Tạo phiếu chi mới.
Ghi nhận khoản chi vào báo cáo.
Tự động trừ tiền trong quỹ hoặc tài khoản ngân hàng.
Hiển thị trong danh sách phiếu chi kèm theo tổng số tiền.

8. Các tùy chọn sau khi hoàn tất

Trong màn hình danh sách, mỗi phiếu chi có các chức năng:

In phiếu: in mẫu phiếu chi theo chuẩn POSONE.
Xem chi tiết: mở lại phiếu chi để xem nội dung.
Không sửa/xóa được nếu phiếu chi đã:
- Liên kết với phiếu nhập kho
- Liên kết công nợ
- Được khóa sổ tháng