Nợ phải trả
1. Giới thiệu nghiệp vụ
Chức năng Nợ phải trả dùng để theo dõi số tiền mà cửa hàng đang nợ nhà cung cấp. Tính năng áp dụng cho mọi mô hình kinh doanh (F&B, Retail).
Vai trò của tính năng:
Quản lý số tiền phải trả cho từng nhà cung cấp.
Theo dõi các lần nhập hàng chưa thanh toán.
Hỗ trợ đối soát công nợ, giảm sai sót.
Tự động tạo phiếu chi khi thực hiện trả nợ.
Giúp cửa hàng kiểm soát dòng tiền hiệu quả.
Mục tiêu sử dụng:
Nắm được tổng công nợ theo từng NCC.
Hạn chế quên thanh toán.
Theo dõi lịch sử trả nợ đầy đủ.
2. Truy cập vào chức năng
Từ menu bên trái, chọn Thu chi.
Nhấn vào mục Nợ phải trả.
Khi truy cập, hệ thống hiển thị:
Danh sách nhà cung cấp.
Ngày phát sinh nợ.
Số nợ.
Số tiền đã trả.
Tổng nợ.
Nút hành động Trả nợ.
Thanh lọc tìm kiếm gồm:
Từ ngày – Đến ngày.
Chọn nhà cung cấp.
Chọn loại.
3. Thao tác chính trong chức năng
3.1. Xem danh sách nợ phải trả
Khi nào dùng: Khi muốn xem tổng hợp các khoản nợ theo nhà cung cấp.
Cách thực hiện:
Mở mục Nợ phải trả.
Chọn thời gian cần xem (nếu cần).
Hệ thống hiển thị danh sách cùng số tiền nợ.
Kết quả: Bạn sẽ thấy danh sách nợ theo NCC và số liệu chi tiết.
3.2. Thực hiện trả nợ nhà cung cấp
Khi nào dùng: Khi cửa hàng thanh toán tiền cho NCC một phần hoặc toàn bộ.
Cách thực hiện:
Bước 1 – Chọn nhà cung cấp để trả nợ
Nhấn nút Trả nợ ở dòng NCC tương ứng.
Hệ thống tự động mở form Tạo phiếu chi trả nợ.
Dữ liệu nợ của NCC được tải lên tự động, bao gồm tổng nợ.
Bước 2 – Điền thông tin phiếu chi Nhập các thông tin:
Quyển số (tự sinh hoặc nhập)
Số chứng từ
Ngày chứng từ
Loại chi (mặc định Chi mua hàng)
Diễn giải (tự điền: Trả nợ NCC…)
Đối tác (tự chọn đúng NCC)
Người nhận tiền (tên NCC)
Loại thanh toán (tiền mặt hoặc chuyển khoản)
Nếu thanh toán qua ngân hàng → chọn Sổ phụ ngân hàng.
Bước 3 – Chọn khoản mục chi
Tại phần Khoản mục chi, hệ thống tự đề xuất mục: [621] Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Nhập số tiền muốn trả:
Có thể trả một phần (ví dụ 5.000.000)
Hoặc toàn bộ (46.600.000)
Nhấn biểu tượng Lưu tại dòng khoản mục.
Bước 4 – Lưu phiếu chi
Nhấn Lưu để hoàn tất tạo phiếu.
Hệ thống trừ tiền đã trả khỏi nợ gốc.
Kết quả:
Nợ phải trả được cập nhật lại.
Hiển thị số đã trả và số còn nợ.
Phiếu chi được tạo trong mục Phiếu chi.
4. Xử lý các hành động liên quan
4.1. Chỉnh sửa khoản mục chi trước khi lưu
Mục đích: Khi cần sửa lại số tiền hoặc diễn giải.
Thao tác:
Nhấn biểu tượng bút sửa.
Nhập lại số tiền hoặc diễn giải.
Nhấn Lưu ở dòng khoản mục.
Kết quả: Khoản mục được cập nhật ngay.
4.2. Xóa khoản mục chi
Mục đích: Khi chọn sai khoản mục hoặc sai số tiền.
Thao tác:
Nhấn biểu tượng thùng rác tại khoản mục.
Xác nhận xóa.
Kết quả: Khoản mục bị loại khỏi phiếu chi.
5. Hoàn tất thao tác
Sau khi nhấn Lưu, hệ thống:
Ghi nhận phiếu chi trả nợ.
Trừ tiền đã trả ra khỏi tổng nợ của NCC.
Cập nhật danh sách tại Nợ phải trả.
Người dùng có thể tiếp tục:
Tải phiếu chi (Print).
Xem chi tiết phiếu chi.
Thực hiện trả tiếp phần nợ còn lại.
6. Các tùy chọn sau khi hoàn tất
Trong màn hình Nợ phải trả, cửa hàng có thể:
Xem lại lịch sử trả nợ của NCC.
Tiếp tục trả phần nợ còn lại.
Kiểm tra lại toàn bộ phiếu chi trong mục Phiếu chi.
Xuất dữ liệu (CSV, Excel, PDF).
7. Ghi chú & Lưu ý sử dụng
Muốn hiển thị đúng nợ phải trả, đơn nhập kho phải được duyệt và chưa thanh toán.
Nếu NCC không xuất hiện trong danh sách → có thể do chưa phát sinh nợ.
Nhân viên cần quyền:
Xem nợ phải trả.
Tạo phiếu chi.
Khi chọn loại thanh toán là Sổ phụ ngân hàng, cửa hàng phải có tài khoản ngân hàng đã cấu hình trước.
Phiếu chi sau khi tạo không thể xóa nếu đã khóa sổ.
Last updated