1. Truy cập chức năng Báo cáo kết ca
Chức năng Báo cáo kết ca nằm trong nhóm Báo cáo, dùng cho quản lý theo dõi và đối soát doanh thu theo từng ca làm việc.
Đường dẫn thao tác:
Quản lý → Báo cáo → Báo cáo kết ca
2. Mục đích & phạm vi sử dụng
Báo cáo kết ca được sử dụng để:
Kiểm tra doanh thu thực tế của từng ca bán hàng
Đối soát tiền mặt – chuyển khoản tại thời điểm kết ca
Xác định nhân viên chịu trách nhiệm ca
Phát hiện sớm các ca có dấu hiệu chênh lệch hoặc bất thường
Báo cáo này không dùng để xem tổng hợp doanh thu tháng/năm, mà tập trung vào độ chính xác theo từng ca.
3. Đọc và kiểm tra thông tin ca bán
3.1. Kiểm tra nhanh trên danh sách ca
Danh sách ca cho phép quản lý đánh giá nhanh tình trạng ca bán mà không cần mở chi tiết.
Khi rà soát, cần chú ý:
So sánh Doanh thu và Tổng tiền mặt
Xác định ca có doanh thu nhưng tiền mặt thấp bất thường
Kiểm tra các ca có doanh thu bằng 0 nhưng vẫn có tiền mặt
Đây là bước lọc nhanh rủi ro, giúp tiết kiệm thời gian kiểm tra.
3.2. Đối soát chi tiết một ca kết
Nhấn vào một ca để xem chi tiết phục vụ đối soát.
Trong màn hình chi tiết, cần kiểm tra:
Doanh thu: Tổng giá trị bán trong ca
Tiền mặt / Ngân hàng: Phân bổ doanh thu theo hình thức thanh toán
Tổng tiền mặt: Số tiền thực tế nhân viên bàn giao
Chi phí (nếu có): Các khoản chi phát sinh trong ca
Nếu số tiền bàn giao không tương ứng với doanh thu theo hình thức thanh toán, cần kiểm tra lại giao dịch phát sinh trong ca.
4. Lọc và quản lý báo cáo kết ca
4.1. Lọc dữ liệu để kiểm tra chính xác
Bộ lọc giúp quản lý thu hẹp dữ liệu cần xem, tránh kiểm tra thủ công toàn bộ ca.
Nên sử dụng:
Theo ngày: Đối soát cuối ngày
Theo chi nhánh: Kiểm tra từng cửa hàng
Theo nhân viên: Xác minh ca có sai lệch
4.2. Lưu ý khi sử dụng báo cáo kết ca
Báo cáo chỉ phản ánh dữ liệu tại thời điểm kết ca
Không bị ảnh hưởng bởi các chỉnh sửa phát sinh sau đó
Khi phát hiện sai lệch:
Kiểm tra lịch sử giao dịch bán hàng
So sánh với báo cáo tổng hợp để xác định nguyên nhân
